ในปัจจุบัน ได้มีการนำระบบการจัดการผู้มาติดต่อมาใช้มากขึ้นเรื่อยๆ และยังเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การจัดการสถานที่ สำหรับทั้งอาคารของรัฐ สถานที่ทำงาน โรงเรียน และสถานพยาบาล โดยเมื่อนำเทคโนโลยีมาใช้ร่วมด้วยแล้ว ระบบดังกล่าวก็ยิ่งมีบทบาทสำคัญ และมอบประสบการณ์การใช้งานอันน่าพึงพอใจและราบรื่นให้กับทั้งลูกค้า ผู้รับเหมา และพนักงาน

Ian Holmes ผู้จัดการฝ่ายพัฒนาธุรกิจด้านการยืนยันตัวตนและความปลอดภัย ธุรกิจ HID Extended Access Technologies ของ HID Global กล่าวว่า ที่ผ่านมา บริเวณต้อนรับของสถานที่ องค์กรต่างๆ จะบริหารจัดการโดยมนุษย์ทั้งหมด โดยผู้มาติดต่อจะต้องแจ้งเจ้าหน้าที่หรือพนักงานต้อนรับ พร้อมแสดงบัตรประจำตัว เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลกับพนักงานที่ได้นัดหมายไว้ และพิมพ์ข้อมูลของผู้มาติดต่อลงในระบบ หลังจากนั้น จึงออกบัตรผู้มาติดต่อให้ ซึ่งในขั้นตอนเหล่านี้ อาจเกิดการผิดพลาดขึ้นได้ เช่น เจ้าหน้าที่พิมพ์ข้อมูลไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ อาจมีผู้มาติดต่อที่ไม่ได้นัดหมายไว้ล่วงหน้า หรือมีผู้มาติดต่อหลายสิบคนในเวลาเดียวกัน ซึ่งความผิดพลาดที่เกิดขึ้น อาจทำให้ผู้มาติดต่อสามารถเข้าไปในบริเวณที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือควรจำกัดให้เฉพาะพนักงานและผู้รับเหมาที่ได้รับการตรวจสอบเท่านั้น
 
ระบบอัตโนมัติเพื่อการต้อนรับที่อบอุ่นและปลอดภัย
 
ระบบจัดการผู้ติดต่ออัตโนมัติจะขจัดข้อผิดพลาดดังกล่าว และทำให้อาคารเป็นสถานที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นสำหรับทั้งผู้มาติดต่อและพนักงาน ระบบบริการตนเองที่ครอบคลุม จะช่วยให้ผู้มาติดต่อสามารถลงทะเบียนได้ที่ตู้ให้บริการ (kiosk) โดยไม่ต้องรอเจ้าหน้าที่ ตู้บริการตนเองที่ทันสมัยมากขึ้น มักมีเครื่องอ่านเอกสารที่สแกนข้อมูลประจำตัวเพื่อยืนยันการมาติดต่อ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับระดับความปลอดภัยที่จำเป็นต่อการมาติดต่อในครั้งนั้นๆ
 
การยกเลิกการพิมพ์ข้อมูลเข้าสู่ระบบรักษาความปลอดภัยด้วยมนุษย์ ได้ช่วยให้ขั้นตอนการลงทะเบียนรวดเร็วขึ้น ในขณะเดียวกันก็ทำให้พนักงานต้อนรับ และเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย มีเวลาในการตอบสนองความต้องการของผู้มาติดต่อและพนักงานได้มากขึ้นด้วย
 
เอกสารรับรองตัวตน หรือ Credentials
 
สิ่งที่เราเรียกว่า "เอกสารรับรอง" มักเป็นเอกสาร การ์ด หรือโทเค็นข้อมูล ที่ออกให้แก่บุคคล โดยบุคคลที่สาม ที่อนุญาตให้เข้าถึงสถานที่ต่างๆ ขณะที่อยู่ในอาคารนั้นๆ เอกสารรับรองเหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบบัตรผู้มาติดต่อ รหัส QR code ทั้งแบบพิมพ์หรือดิจิทัล (บาร์โค้ด 2 มิติ) บัตรประจำตัวแบบใช้คลื่นความถี่วิทยุ หรือบัตรประจำตัวที่ออกโดยหน่วยงานราชการ เช่น หนังสือเดินทางหรือใบขับขี่
 
หลังจากลงทะเบียนผู้มาติดต่อแล้ว ไม่ว่าจะเป็นทางออนไลน์ หรือที่จุดทางเข้าอาคาร ผู้มาติดต่อสามารถใช้เอกสารรับรองหรือโทเค็นเหล่านี้ในขณะที่ยังอยู่ในอาคาร และในการเช็คเอาท์ก่อนออกจากสถานที่ ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่มีความสำคัญยิ่ง ในกรณีที่เกิดอัคคีภัย เพราะช่วยให้ตรวจสอบได้ว่ายังมีใครหลงเหลืออยู่ในอาคารสถานที่หรือไม่ รวมทั้งยังสามารถติดตามได้ว่าผู้มาเยือนได้ติดต่อ และสัมผัสผู้ใดบ้าง
 
การทำงานของเครื่องอ่าน
 
เมื่อผู้มาติดต่อลงทะเบียนและได้รับเอกสารยืนยันแล้ว จะต้องนำเอกสารหรือโทเค็นข้อมูลไปผ่านเครื่องอ่าน ณ จุดแรกเข้า เครื่องอ่านเหล่านี้มักจะวางอยู่บนโต๊ะทำงานของแผนกต้อนรับ หรือติดตั้งอยู่กับตู้ให้บริการตนเองแบบไม่ต้องใส่ข้อมูล พร้อมกับอุปกรณ์ต่อพ่วงอื่นๆ สำหรับการพิมพ์เพื่อออกบัตร
 
เครื่องอ่านมักจะเชื่อมต่อผ่าน USB กับคอมพิวเตอร์ที่มีซอฟต์แวร์การจัดการผู้มาติดต่อ หรือการควบคุมการเข้าออกอาคารอยู่ในเครื่อง และด้วยเทคโนโลยี Internet of Things (IoT) ที่มาพร้อมกับเครื่องอ่าน ทำให้เครื่องอ่านสามารถเชื่อมต่อโดยตรงกับเซิร์ฟเวอร์หรือระบบคลาวด์ผ่านเครือข่ายท้องถิ่น เพื่อการปรับใช้และรวบรวมข้อมูลอย่างง่ายดาย อุปกรณ์ที่มี IoT พร้อม มีใช้กันอย่างแพร่หลายในสนามบิน เครือข่ายการขนส่งสาธารณะ เพื่อเพิ่มความสะดวกราบรื่นในการเดินทางของผู้โดยสาร
 
ระบบการจัดการผู้มาติดต่อที่ดีที่สุดนั้น จะต้องสามารถรองรับการรับรองตัวตนทุกรูปแบบที่แต่ละองค์กร/บริษัทภายในอาคารนั้นกำลังใช้อยู่ได้ ตัวอย่างเช่น อาคารที่มีผู้เช่าหลายรายอาจมีระบบรักษาความปลอดภัยหลายระบบ หากพนักงาน บริษัทหนึ่งใช้การแนบรหัส QR code ไปพร้อมการเชิญประชุม เมื่อผู้เข้าประชุมมาถึง ก็สามารถสแกนรหัสได้ที่ตู้ ในขณะที่ อีกบริษัทอาจขอให้ผู้มาติดต่อลงทะเบียนที่ตู้ลงทะเบียน และสแกนใบขับขี่หรือบัตรประจำตัวประชาชน
 
ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยยังขึ้นอยู่กับประเภทของผู้มาติดต่ออีกด้วย เช่น โอกาสที่ผู้มาสัมภาษณ์งานจะเป็นภัยคุกคามต่อองค์กรจะมีน้อยกว่าผู้รับเหมามาก ดังนั้นเอกสารรับรองที่ต้องใช้ ณ จุดลงทะเบียนก็ควรสะท้อนถึงสิ่งนี้ด้วย
 
ในกรณีนี้ องค์กรอาจต้องการออกบาร์โค้ดชั่วคราวให้ผู้มาสมัครงาน ซึ่งอ่านได้จากโทรศัพท์มือถือหรือพิมพ์ออกมาเมื่อมาถึงตัวอาคาร ส่วนผู้รับเหมานั้น เนื่องจากจะต้องเข้าถึงพื้นที่เฉพาะ จึงควรต้องมีการลงทะเบียนโดยใช้บัตรประจำตัวที่ทางราชการออกให้ ตามหลักการแล้ว ทั้งบาร์โค้ดชั่วคราวและเอกสารประจำตัวที่ทางราชการออกให้ ควรอ่านและตรวจสอบได้จากเครื่องอ่านเดียวกัน
 
บันทึกข้อมูลได้อย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพ
 
การใช้อุปกรณ์เช่น เครื่องอ่านเอกสารระบุตัวตนของ ATOM ช่วยให้องค์กรสามารถบันทึกข้อมูลส่วนบุคคล บาร์โค้ด และรูปภาพที่มีความละเอียดสูงของเอกสารประจำตัว (ID) นั้นๆ ได้โดยอัตโนมัติ
 
นอกจากนี้ การใช้เทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสงที่ซับซ้อน เครื่องจะสามารถอ่านข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อผู้ถือเอกสาร หมายเลขเอกสาร และที่อยู่ได้โดยอัตโนมัติจากบัตรประจำตัว และส่งต่อไปยังระบบการจัดการผู้มาติดต่อ ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อลงทะเบียนผู้ติดต่อใหม่ หรือตรวจสอบกับรายชื่อผู้มาติดต่อหรือพนักงานที่ลงทะเบียนไว้ล่วงหน้า
 
รูปภาพของบัตรประจำตัวที่ถ่ายโดยใช้ความยาวคลื่นของแสงหลายช่วง (แสงสีขาว อินฟราเรด และรังสีอัลตราไวโอเลต) เพื่อแสดงคุณสมบัติความปลอดภัยที่มองเห็นและมองไม่เห็นที่พิมพ์ออกมา สามารถใช้เพื่อรับรองความถูกต้องอัตโนมัติได้ มีเทคนิคการพิสูจน์ตัวตน หลายรูปแบบ เพื่อพิสูจน์ว่า เอกสารนั้นเป็นของแท้หรือไม่ เช่น การตรวจจับหมึกที่แปรผันทางแสง การจับคู่รูปแบบ UV และการตรวจสอบข้อมูลส่วนบุคคลในโซนที่เครื่องอ่านได้ โซนการตรวจสอบด้วยภาพ และชิปไบโอเมตริก
 
เพื่อเพิ่มความปลอดภัย ในการใช้เครื่องลงทะเบียนที่ใช้งานได้ด้วยตนเอง เราสามารถใช้ภาพใบหน้าที่ดึงมาจากหน้าข้อมูลเอกสารหรือชิปไบโอเมตริกซ์ เพื่อจับคู่ใบหน้าแบบ 1 ต่อ 1 กับภาพจริงของผู้ถือเอกสารในขณะนั้น เพื่อยืนยันว่าผู้มาติดต่อเป็นบุคคลเดียวกันกับที่ระบุในเอกสาร
 
ความสามารถในการอ่านบัตรประจำตัวประชาชน บาร์โค้ด บัตร RFID และแม้แต่ใบรับรอง Digital COVID ของสหภาพยุโรป ได้ในอุปกรณ์เครื่องเดียว ช่วยให้ระบบการจัดการสามารถรองรับผู้มาติดต่อได้หลากหลายยิ่งขึ้น
 
การจัดการผู้มาติดต่อสำหรับอนาคตได้เริ่มต้นขึ้นแล้ว
 
โลกมีความเชื่อมโยงกันมากขึ้นเนื่องจากการค้าและการแลกเปลี่ยนวัฒนธรรมระดับโลก ส่งผลให้องค์กรและสถานที่ทำงานมีการเปลี่ยนแปลงจากหน่วยงานระดับประเทศเป็นระดับนานาชาติในอัตราที่ไม่เคยมีมาก่อน ระบบที่ใช้เพื่อจัดการผู้คนจำนวนมากที่อยู่รวมกันในสถานที่แห่งใดแห่งหนึ่ง จำเป็นต้องมีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพ พอๆ กับองค์กรที่ใช้ระบบนี้ การใช้อุปกรณ์ที่ใช้ได้กับเอกสารหลากหลายรูปแบบในเครื่องเดียว ทำให้เกิดจุดสัมผัสเดียวที่เรียบง่ายสำหรับผู้มาติดต่อทุกประเภทสำหรับองค์กรระดับโลก เพื่อยกระดับความปลอดภัย และความเรียบง่ายในการใช้งาน